Mit kanzleiSECUREMAIL werden erstmals alle Datenschutzanforderungen für die sichere Mandantenkommunikation per E-Mail erfüllt und gleichzeitig Prozesse vereinfacht.
Mario Grünert Strategischer Compliance Manager
Sicherer E-Mail-Versand für Ihre Kanzlei
E-Mail-Datenschutz betrifft jede Kanzlei. Die Kommunikation mit den Mandanten ist zweifelsfrei sensibel und schutzbedürftig. Gerade bei der steuerlichen oder anwaltlichen Betreuung von Unternehmen sind typische Lösungen zur E-Mail-Verschlüsselung besonders umständlich und sorgen häufig für Ablehnung:
- Medienbrüche durch Download-Portale oder verschlüsselte Anhänge
- Notwendigkeit von Passworteingaben bei jeder Nachricht
- Inkompatibilitäten mit dem Dokumentenmanagement-System oder der E-Mail-Archivierung des Empfängers
kanzleiSECUREMAIL von comcrypto
Entstanden in 2022 in der Zusammenarbeit mit dem Kanzlei-Spezialisten nitsche GmbH, einem der deutschlandweit größten IT-Dienstleister für Kanzleien, ist die Lösung kanzleiSECUREMAIL mittlerweile bei mehr als 300 Kanzleien im Einsatz (Stand: 11/2023). Basierend auf comcrypto MXG, aber angepasst speziell auf die Bedürfnisse von Kanzleien und entsprechend vorkonfiguriert ausgeliefert, erhalten Kanzleien die passgenaue Lösung für einen unkomplizierten, sicheren E-Mail-Versand an Mandanten.
Das sagen unsere Kunden:
Einfach und sicher durch adaptive Verschlüsselung
kanzleiSECUREMAIL verknüpft beim Versand mehrere Sicherheitstechnologien und setzt automatisiert diejenige ein, die mit dem jeweiligen Empfänger anwendbar und gleichzeitig am wenigsten aufwändig ist. In der Regel erhalten Ihre Empfänger „normale E-Mails“ in ihr Postfach, die ohne Passwort, Zertifikat oder Portal sofort lesbar sind – und dennoch 100% datenschutzkonform übertragen werden.
Garantiert sichere Übertragung mit digitalem Zustellnachweis
Wann immer Ihre E-Mails versandt werden, ist die sichere Übertragung garantiert. kanzleiSECUREMAIL prüft vor jedem Versand die Übertragungssicherheit zum Empfänger-Server. Bei im Ausnahmefall auftretenden Sicherheitsmängeln weist das Gateway den Absender darauf hin und bietet Optionen für eine dennoch sichere Übertragung an.
kanzleiSECUREMAIL übernimmt als Ihr "digitales Postausgangs-System" die Kommunikation mit dem E-Mail-Server des Empfängers und protokolliert dabei die Datenübertragung mit dem Empfänger-Server, einschließlich dessen Empfangs-Quittierung. Dadurch ist der Zustell-Status zu jeder Zeit nachvollziehbar und Sie sind im Streitfall durch den digitalen Zustellnachweis rechtlich abgesichert.
Anpassungsmöglichkeiten für flexible Prozesse
In kanzleiSECUREMAIL können Sie unterschiedliche Sicherheitslevel für verschiedene Kommunikationspartner nutzen. So etablieren Sie eine bedarfsgerechte Absicherung Ihrer E-Mail-Kommunikation.
Alternativ nutzen Sie das von kanzleiSECUREMAIL vorkonfigurierte Sicherheitslevel. Damit ist ohne Ihr Zutun gewährleistet, dass zu jedem Empfänger der gesetzlich notwendige Schutz vorhanden ist.
Weitere Vorteile für Sie
Umständliche Einrichtungs-Prozesse für Ihre IT im Stile eines Großprojekts? Nicht mit kanzleiSECUREMAIL. Die Bereitstellung und Konfiguration übernehmen wir für Sie.
Der Einsatz von kanzleiSECUREMAIL bietet Ihnen die rechtliche Sicherheit in der E-Mail-Übertragung. Sämtliche Vorgaben und Anforderungen der EU-DSGVO, der deutschen Aufsichtsbehörden und des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik werden erfüllt.
kanzleiSECUREMAIL arbeitet nach der Konfiguration selbstständig. Das spart jeden Tag viel Arbeitszeit bei Mitarbeitern und entlastet Ihre IT-Abteilung. Die adaptive Verschlüsselung entlastet zudem Ihre Empfänger: Passwortpflichten oder Sicherheitsabfragen können im Regelfall entfallen.
Die optimale Ergänzung: der persönliche Identitätsnachweis
Neben der adaptiven Verschlüsselung von comcrypto MXG empfehlen wir die Verwendung von digitalen Signaturen via S/MIME. Ohne jeglichen Konfigurationsaufwand für Sie, sorgen wir für sichere E-Mail-Zertifikate und einen automatisch generierten, persönlichen Identitätsnachweis bei jeder versendeten E-Mail.
Die Verwendung des persönlichen Identitätsnachweises sorgt bei Ihrem E-Mail-Empfänger für Gewissheit, dass die E-Mail tatsächlich vom Absender stammt. Denn die E-Mail enthält, wie bei einer Ausweiskontrolle, den Identitätsnachweis des Absenders.
Durch den persönlichen Identitätsnachweis stehen Ihnen diese Vorteile zur Verfügung:
- Schutz vor Social Engineering, CEO Fraud und E-Mail-Fälschung
- Stärkung Ihrer Außenwirkung auf Kunden und Mandanten
- Eindeutiger Nachweis der Absenderidentität
- Einrichtung durch unser Team – ohne Konfigurationsaufwand für Sie
Häufige Fragen zu S/MIME
Kann ich den persönlichen Identitätsnachweis auch ohne Verschlüsselung verwenden?
Ja, der persönliche Identitätsnachweis (digitale Signatur) steht Ihnen auch ohne zusätzliche Verschlüsslung über S/MIME zur Verfügung. Das comcrypto MXG übernimmt dabei das Erzeugen der digitalen Signaturen für jede versendete E-Mail.
Brauche ich ein S/MIME-Zertifikat, um den persönlichen Identitätsnachweis zu nutzen?
Ja, für die Erzeugung des persönlichen Identitätsnachweises (digitale Signatur) wird ein S/MIME-Zertifikat für den jeweiligen Absender benötigt. Gern übernehmen wie die Bestellung und Verwaltung Ihrer Zertifikate.
Ich habe eigene S/MIME-Zertifikate. Kann ich diese weiterhin benutzen?
Eine Weiterbenutzung Ihrer eigenen Zertifikate stellt kein Problem dar. Diese können einfach in das comcrypto MXG integriert werden.
Ich habe keine S/MIME-Zertifikate – was kann ich tun?
Wir bestellen und verwalten für Sie gern die notwendigen S/MIME-Zertifikate innerhalb Ihres comcrypto-MXG Abonnements.
Ist die Kombination aus dem persönlichen Identitätsnachweis und der S/MIME-Verschlüsselung innerhalb des comcrypto MXG möglich?
Sie können mit comcrypto MXG beide Technologien nutzen, entweder gekoppelt oder auch separat (z.B. abhängig vom Kommunikationspartner). Wir unterstützen Sie gern, um die für Sie richtige Konfiguration zu finden.
